Documenti legali / Legal documents

Informativa privacy / Privacy notice

Versione / Version: 2026-09-01 · Decorrenza / Effective: 2026-09-01

Informativa privacy

1. Chi è responsabile

Daniele Soprani, persona fisica stabilita in Italia, all’indirizzo Via Vittorio Veneto 1/C, 38068 Rovereto (TN), gestisce il servizio DriveLink. Dati fiscali e di registrazione: Nessuna partita IVA; nessuna impresa individuale registrata. I riferimenti a DriveLink o “noi” in questa informativa indicano Daniele Soprani. Per richieste privacy: privacy@drivelink.link; per assistenza: support@drivelink.link. Questa informativa, versione 2026-09-01, decorre dal 1 settembre 2026.

Siamo titolari del trattamento per il sito, il rapporto commerciale, l’amministrazione degli account e le nostre finalità di sicurezza. Quando un cliente richiede un viaggio a un Operatore, quest’ultimo è titolare dei dati del cliente e del viaggio; DriveLink li tratta su sue istruzioni in base a un accordo sul trattamento dei dati. La sezione comune per i clienti sotto riportata è resa per conto dell’Operatore identificato per il flusso ordinario di DriveLink; l’Operatore resta responsabile dei propri trattamenti effettivi e delle ulteriori informazioni dovute.

Se sei un passeggero o cliente di un Operatore, rivolgiti all’Operatore che gestisce la richiesta per conoscere finalità, conservazione e modalità di esercizio dei diritti. Se contatti DriveLink, ti aiuteremo a individuare l’Operatore responsabile e a indirizzare la richiesta, senza divulgare dati di altri Operatori.

La demo pubblica autonoma è una funzione del sito DriveLink: non opera per conto di un Operatore e non gli invia i dati della prova. Per richieste relative alla demo, contatta DriveLink ai recapiti sopra indicati.

I moduli pubblici per i viaggi e la demo sono riservati a persone di almeno 18 anni. Gli adulti possono organizzare viaggi con minori come passeggeri; l’Operatore resta responsabile del trattamento lecito dei dati dei passeggeri e di un’informativa adeguata.

1.1 Richieste, preventivi e prenotazioni dei clienti — informativa resa per l’Operatore

Questa sezione è fornita da DriveLink per conto dell’Operatore di trasporto identificato nelle informazioni privacy accessibili dalla pagina della richiesta o del preventivo. La pagina mostra l’identità legale dell’Operatore e l’email dell’attività per le richieste privacy, anche quando il normale piè di pagina dei contatti è nascosto. L’Operatore è il titolare per le attività ordinarie di richiesta, preventivo e prenotazione descritte qui; DriveLink è il suo responsabile del trattamento. Questo testo comune va letto insieme a tali dati identificativi e di contatto e alle sezioni 2 e 4–8 sotto riportate. DriveLink non diventa il fornitore del trasporto.

Finalità dell’Operatore	Dati e base giuridica
Preparare e comunicare il preventivo richiesto, inviare una copia su richiesta, rispondere alle domande e gestire un preventivo accettato o una prenotazione.	Dati del viaggio e, per l’azione di contatto scelta, recapiti descritti nella sezione 2. Articolo 6(1)(b): misure precontrattuali richieste ed esecuzione del contratto quando sei la persona fisica contraente.
Gestire una richiesta per un’impresa o per altri passeggeri e coordinare il trasporto richiesto.	Dati di viaggio e di contatto necessari. Articolo 6(1)(f): legittimo interesse dell’Operatore a rispondere a chi organizza il viaggio e a fornire il trasporto richiesto per i passeggeri, nel rispetto della necessità e dei diritti degli interessati. La base contrattuale sopra indicata non copre automaticamente ogni rappresentante o passeggero.
Proteggere il processo di richiesta e prenotazione dagli abusi e risolvere domande o controversie che lo riguardano.	Registrazioni necessarie delle operazioni, della sicurezza e della corrispondenza. Articolo 6(1)(f): legittimi interessi dell’Operatore alla sicurezza del servizio e all’accertamento, esercizio o difesa di diritti. Una controversia non giustifica la conservazione indefinita di dati estranei.

I campi obbligatori del viaggio servono per calcolare il preventivo o valutare la richiesta. L’accettazione di un’offerta automatica o la richiesta di revisione manuale richiedono anche nome, email e telefono per consentire all’Operatore di rispondere e coordinare il servizio. La copia facoltativa via email richiede solo l’indirizzo email e la presa visione dell’informativa. Senza i dati obbligatori pertinenti non è possibile completare l’azione. Note e assistenza AI sono facoltative; resta disponibile il modulo manuale. Questi flussi non autorizzano usi promozionali. La presa visione registra la tua conferma di aver letto l’informativa; non è un consenso al marketing né la base giuridica di ogni attività.

I dati sono forniti da te o da chi organizza il viaggio e integrati con i dati selezionati di localizzazione e percorso. Chi organizza il viaggio dovrebbe condividere questa informativa con i passeggeri interessati. L’Operatore resta responsabile delle informazioni dovute quando i dati sono ottenuti indirettamente; chiedere all’organizzatore di condividere l’informativa non trasferisce tale obbligo.

Il personale autorizzato dell’Operatore può gestire la richiesta. Per un viaggio confermato, i dati necessari possono essere condivisi con l’autista incaricato ed esportati nel calendario Google collegato dall’Operatore. DriveLink e i suoi fornitori trattano i dati come descritto nella sezione 4, che identifica anche i fornitori con finalità proprie. Le sezioni 5 e 7 descrivono servizi del browser, sicurezza e trattamenti internazionali. Il trattamento facoltativo Gemini e l’eccezione di conservazione per sicurezza di 55 giorni sono descritti nelle sezioni 4 e 6.

La sezione 6 indica i periodi di conservazione dei dati presenti in DriveLink, comprese valutazioni temporanee, copie email, richieste senza prenotazione, prenotazioni e backup. Versione dell’informativa, identità e recapito dell’Operatore mostrati e momento della presa visione accompagnano la richiesta o l’operazione temporanea di copia email e ne seguono la conservazione; non confluiscono nell’archivio decennale dell’accordo dell’Operatore con la piattaforma. La cancellazione in DriveLink non elimina copie già consegnate alla casella email, al calendario esterno o all’autista dell’Operatore. L’Operatore è responsabile di queste copie e delle ulteriori informazioni dovute sui propri trattamenti.

Usa il contatto privacy dell’Operatore mostrato nella pagina della richiesta o del preventivo per esercitare i diritti della sezione 8, compresa l’opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Puoi anche contattare privacy@drivelink.link per ricevere assistenza nell’indirizzare una richiesta. La sezione 8 descrive il reclamo all’autorità di controllo e il funzionamento dei preventivi automatici; puoi chiedere all’Operatore di correggere i dati o riesaminare un esito.

Questa sezione copre il flusso ordinario di DriveLink. Se i trattamenti effettivi dell’Operatore richiedono ulteriori informazioni, tra cui il contatto di un responsabile della protezione dei dati designato, una diversa base giuridica, uno specifico obbligo legale o la conservazione di copie fuori da DriveLink, l’Operatore deve fornirle nei tempi previsti dalla legge. Non può usare questo testo comune per descrivere trattamenti estranei o omettere informazioni che lo riguardano.

2. Dati trattati

Account dell’Operatore e del team: nomi, email, identità e contatti aziendali, dichiarazioni sulle autorizzazioni professionali ove fornite, ruolo, permessi, dati di autenticazione e stato dell’account.
Autenticazione: hash delle password, registrazioni di sessione e verifica e, se si sceglie l’accesso con Google, identificativo Google e informazioni di identità necessarie ad autenticare o collegare l’account. L’accesso Google non concede a DriveLink l’accesso ai messaggi Gmail o ai file Drive.
Prova dell’accordo: identificativi delle versioni dei Termini di servizio, dell’Informativa privacy e del DPA accettate, data e ora, riferimenti all’account/Operatore e indirizzo IP della registrazione.
Demo pubblica autonoma: luoghi selezionati e coordinate, date e orari, soste e ritorno, numero di passeggeri e bagagli, categoria, lingua, note e numeri di volo facoltativi e, se scegli l’AI, descrizione del viaggio. Sono utilizzati per compilare il modulo e mostrare un prezzo con tariffe dimostrative. La demo non richiede nome, email o telefono e non crea una richiesta operativa, un’offerta da accettare, una prenotazione o un’email. Anche indirizzi e testo libero di una prova possono contenere dati personali.
Valutazioni senza recapiti: indirizzi e coordinate di partenza, destinazione e soste, date e orari, ritorno, numero di passeggeri e bagagli, categoria richiesta, lingua, note facoltative e calcolo salvato. Nome, email e telefono vengono richiesti per accettare un’offerta automatica o inoltrare una richiesta di revisione manuale. Il cliente può richiedere una copia via email fornendo soltanto l’indirizzo e la presa visione dell’informativa. Prima dell’azione scelta, i recapiti restano nella memoria della pagina. Indirizzi e note possono già contenere dati personali: queste valutazioni non sono anonime.
Copia del preventivo richiesta via email: indirizzo destinatario, presa visione dell’informativa, contenuto del preventivo e informazioni tecniche per invio, ripetizioni e protezione dagli abusi. Non crea una richiesta operativa, non accetta il preventivo e non avvia promemoria automatici. Il link è lo stesso e non rivela i recapiti; alla riapertura l’indirizzo va inserito nuovamente.
Richieste dei clienti: dopo l’invio finale, viaggio salvato, nome, email, telefono e presa visione dell’informativa privacy vengono utilizzati per gestire richiesta, preventivo ed eventuale prenotazione. Non serve un account DriveLink. I recapiti sono usati per comunicazioni transazionali, non promozionali.
Preventivi e servizi confermati: importi e dati di calcolo, operazioni compiute durante la gestione della richiesta, accettazione e conferma, riepiloghi calendario/conducente, destinatari, contenuti e tentativi di recapito delle notifiche.
Dati tecnici e di assistenza: informazioni di rete e dispositivo necessarie a fornire e proteggere il servizio, eventi operativi, comunicazioni all’assistenza e misurazioni dell’avanzamento nella compilazione del modulo descritte sotto.

I dati provengono da te, dal team autorizzato dell’Operatore, da chi organizza il viaggio e da fornitori come Google per luoghi selezionati o autenticazione. Fornisci solo le informazioni necessarie. Non inserire nelle note dati di carte, copie di documenti o informazioni sanitarie non necessarie. L’Operatore deve informare adeguatamente anche i passeggeri i cui dati sono forniti da altre persone.

3. Finalità e basi giuridiche

Finalità dei trattamenti propri di DriveLink	Base giuridica
Creare e gestire l’account aziendale, rispondere a richieste sul servizio e prestare assistenza.	Misure precontrattuali o esecuzione del contratto (art. 6(1)(b) GDPR) se l’interessato è il contraente; legittimo interesse (art. 6(1)(f)) alla gestione del rapporto commerciale per rappresentanti e membri del team.
Autenticare utenti, prevenire frodi e abusi, proteggere gli account, gestire incidenti e mantenere il servizio.	Legittimo interesse a un servizio sicuro e affidabile, valutandone necessità e impatto; obbligo legale quando si applica uno specifico obbligo.
Conservare prova dell’accordo, gestire controversie o richieste legali.	Legittimo interesse all’accertamento e alla difesa dei diritti; art. 6(1)(c) solo quando uno specifico obbligo legale impone trattamento o conservazione.

Per i dati del viaggio trattati per conto di un Operatore, la base giuridica è determinata dall’Operatore. Possono rilevare le misure richieste dal cliente prima di un contratto di trasporto, la sua esecuzione e gli obblighi legali applicabili. Una presa visione obbligatoria dell’informativa non costituisce di per sé consenso a tutte le finalità o al marketing. La versione attuale non comprende campagne pubblicitarie o profilazione dei clienti tra Operatori diversi.

La demo usa i dati inseriti per fornire la simulazione richiesta. Identificativi casuali e registri tecnici servono a gestire le ripetizioni, proteggere la prova dagli abusi e misurare le chiamate ai fornitori; non creano una richiesta presso un Operatore.

Omettere dati necessari a identificare l’account o gestire un viaggio impedisce o limita la relativa funzione. L’inserimento di note e l’accesso con Google sono facoltativi; è disponibile anche l’autenticazione con password. Quando un trattamento si basa effettivamente sul consenso, questo deve essere specifico e revocabile, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

4. Destinatari e fornitori

I membri autorizzati del team dell’Operatore accedono ai relativi dati secondo i permessi. L’Operatore può inviare conferme, esportare nel calendario Google collegato o condividere un riepilogo con il conducente. Tali destinatari trattano le copie ricevute secondo le proprie responsabilità. Possiamo inoltre comunicare informazioni a personale autorizzato di assistenza, consulenti professionali o autorità competenti quando necessario e lecito.

Servizio	Finalità e informazioni rilevanti
Hetzner Online GmbH	Hosting backend/database a Norimberga, Germania, compresi backup cifrati del database conservati sullo stesso server. Il trattamento per l’hosting e l’assistenza tecnica e ai clienti si svolgono nell’UE secondo il DPA dell’account.
Cloudflare, Inc.	Distribuzione del frontend e sicurezza di rete, con dati di rete/richiesta quali indirizzi IP e URL. Turnstile tratta segnali del browser, della connessione e della verifica, oltre a un token controllato dal backend. Cloudflare agisce come responsabile per la protezione del sito tramite Turnstile e come titolare autonomo quando usa i segnali per migliorare il rilevamento dei bot, secondo la propria informativa aggiuntiva Turnstile. L’infrastruttura è globale, inclusi gli Stati Uniti; l’allegato al DPA descrive le garanzie di trasferimento.
Amazon Web Services EMEA SARL — Amazon SES	Email automatiche dell’applicazione inviate tramite Francoforte, Germania (eu-central-1): contenuti, indirizzi e informazioni sul recapito, comprese protezione della consegna e verifiche contro gli abusi. I messaggi raggiungono i sistemi di posta dei destinatari, anche fuori dall’UE. L’allegato al DPA indica la base contrattuale e le verifiche specifiche del servizio ancora necessarie.
Google Cloud Italy S.r.l. — Google Workspace (Gmail)	Hosting diretto delle caselle email di DriveLink per la corrispondenza di assistenza, privacy e operativa, comprese ricezione, conservazione e risposte. Google tratta recapiti, contenuti dei messaggi e allegati per questo servizio.
Google Cloud Italy S.r.l. — API Gemini a pagamento	Compilazione assistita facoltativa del modulo a partire da una descrizione: descrizione del viaggio, fuso orario e data locale corrente, servizi abilitati e nomi/capacità delle categorie veicolo disponibili. Il contesto proviene dall’Operatore oppure dal catalogo dimostrativo della piattaforma. Chi usa il modulo controlla la bozza prima di calcolare o inviare.
Google Cloud Italy S.r.l. — Google Maps Platform	Ricerca e selezione di indirizzi nel browser, calcolo dei percorsi nel backend. Google riceve ricerche, luoghi e dati tecnici pertinenti. Maps applica termini distinti tra titolari, che identificano Google Ireland Limited come titolare finale europeo applicabile; questi trattamenti non avvengono esclusivamente su nostre istruzioni.
Google Identity Services	Accesso facoltativo con Google. Google gestisce l’interazione di autenticazione secondo i propri termini e informazioni privacy; DriveLink riceve le informazioni di identità necessarie per l’account.

Informazioni dei fornitori: Privacy Policy di Cloudflare, Informativa aggiuntiva Turnstile, Privacy Policy di Google e termini Google tra titolari.

Quando scegli l’inserimento assistito dall’AI, la descrizione viene inviata all’API Gemini a pagamento. Nei moduli degli Operatori, inserisci nome, email e telefono solo nel passaggio dedicato ai contatti; la demo non li richiede. DriveLink cerca di rimuovere dalla descrizione gli indirizzi email e i numeri di telefono riconoscibili; nomi e indirizzi possono comunque essere presenti. DriveLink non salva né registra nei log applicativi la descrizione originale o la risposta grezza del fornitore. Bozze normalizzate e impronte dell’input restano nella memoria limitata del server per un massimo di 15 minuti per gestire i tentativi ripetuti. Nei moduli degli Operatori, i metadati dei tentativi privi del contenuto sono conservati con il relativo account. Solo in questi moduli i dati del viaggio controllati e inviati dal cliente diventano dati salvati della valutazione; la richiesta operativa nasce dopo il passaggio separato dei recapiti e dell’invio finale. Nella demo, viaggio, indirizzi, note, voli e bozze AI non vengono salvati nel database. Identificativi tecnici, risultati economici minimi e registri dei fornitori seguono i periodi distinti della sezione 6, senza associazione a un Operatore.

DriveLink disabilita i log delle richieste nel progetto e invia store:false; non mette a disposizione di Google log o insiemi di dati di produzione. I termini Gemini a pagamento incorporano il DPA Google da responsabile per prompt e risposte ed escludono il loro uso per il miglioramento generale dei prodotti. Il distinto controllo degli abusi conserva prompt, contesto e risposte per 55 giorni, con possibile revisione umana autorizzata e uso per modelli di applicazione delle policy. Queste impostazioni non disabilitano tale trattamento. Google può trattare dati a livello globale; account, fatturazione e utilizzo tecnico seguono i suoi termini separati tra titolari.

5. Cookie, memoria del browser e misurazioni

Il cookie drivelink_session mantiene la sessione autenticata dell’Operatore. È HttpOnly e Secure su HTTPS; la sessione attuale ha una durata massima di otto ore e scade dopo trenta minuti di inattività. La memoria locale del browser conserva preferenze del pannello e bozze dell’onboarding dell’Operatore finché il relativo flusso le rimuove o vengono cancellate dal browser. La cancellazione può eliminare tali preferenze o bozze.

Il modulo pubblico dell’Operatore usa un identificativo casuale di sessione per misurare le visite, l’avanzamento nella compilazione, la disponibilità del risultato, l’apertura dei campi di contatto per l’accettazione o la revisione e il completamento della richiesta. La richiesta di una copia email e i suoi esiti tecnici sono misurati separatamente, senza contarli come accettazione. Ricalcoli e riaperture dell’offerta restano associati alla sessione originaria. La tabella delle misurazioni non contiene indirizzi inseriti, note, recapiti, indirizzi IP, user agent o referrer. I metadati di sessione privi di contenuto sono conservati per 90 giorni. L’identificativo non viene utilizzato per seguire l’utente su siti diversi. Altri registri di sicurezza e dell’accordo possono contenere indirizzi IP per le rispettive finalità.

La demo conserva il modulo e il riepilogo nella memoria della pagina, senza salvarli nella memoria locale del browser. Usa identificativi casuali di sessione e tentativo per ripetizioni e protezione dagli abusi; non registra gli eventi commerciali di visita, conversione o accettazione del modulo dell’Operatore. Le chiamate a Google Places partono dal browser e restano distinte dai contatori dei fornitori del backend; i trattamenti del fornitore sono descritti nella sezione 4.

I servizi Google e Cloudflare incorporati possono trattare segnali del browser e della rete e utilizzare proprie tecnologie. Le pagine legali statiche non contengono JavaScript applicativo, font esterni incorporati, script di analisi del traffico o moduli. La distribuzione di rete coinvolge comunque il fornitore di hosting.

6. Conservazione

La conservazione deve riflettere finalità e legge applicabile, oltre alle istruzioni documentate dell’Operatore quando il trattamento avviene per suo conto. La scadenza di un accesso o collegamento pubblico non equivale alla cancellazione dei dati sottostanti.

Categoria	Periodi e regole di conservazione
Profilo dell’account	Il profilo è conservato mentre l’account è attivo e viene poi cancellato secondo la procedura di cessazione del servizio descritta sotto. L’accesso viene disabilitato quando termina il diritto di utilizzare il servizio. La cancellazione anticipata dell’account di amministratori/staff rimuove credenziali e campi identificativi mantenendo un riferimento all’utente nello storico delle operazioni; la scelta espressa di cancellazione immediata del proprietario elimina l’intero ambiente dell’Operatore. Le prove minime dell’accordo seguono il limite distinto sotto indicato.
Valutazioni prima dell’invio dei recapiti	I dettagli delle offerte automatiche restano disponibili fino alla scadenza mostrata; gli esiti da revisionare valgono 24 ore. La copia temporanea di viaggio e calcolo viene cancellata entro un’ora dalla scadenza oppure alla conversione in richiesta operativa. Dopo la conversione rimangono soltanto i riferimenti necessari al link e alle ripetizioni degli invii completati. Un link scaduto non recupera un viaggio cancellato. Il riferimento minimo riconosce l’Operatore e propone un nuovo modulo per 90 giorni dalla scadenza; successivamente il link non è disponibile.
Copie email prima dell’accettazione	Destinatario, contenuto e diagnostica vengono cancellati entro un’ora dall’invio riuscito o dal fallimento definitivo, comunque entro un’ora dalla scadenza del preventivo. Accettazione o sostituzione annullano e ripuliscono le copie, coordinandosi con gli invii in corso. Le impronte tecniche per ripetizioni e limiti sono dati personali pseudonimi e vengono eliminate quando l’offerta non è più disponibile. Gli esiti tecnici privi di contenuto sono conservati per 90 giorni. La cancellazione non elimina le copie nella casella del destinatario né modifica la politica dei backup.
Demo: bozze AI	Bozze normalizzate e impronte dell’input nella memoria limitata del server per un massimo di 15 minuti. Descrizioni originali, risposte grezze dei fornitori, bozze e relative impronte AI non vengono salvate nel database o nei log applicativi.
Demo: tentativi e risultati economici	Risultati minimi, con importi, categoria, distanze, righe economiche e codici di esito, disponibili per le ripetizioni per 15 minuti dalla creazione del tentativo; nessun itinerario salvato. L’impronta tecnica dell’input del calcolo viene rimossa insieme al risultato. I soli identificativi di sessione/tentativo e il relativo stato restano per 24 ore. La pulizia del database è programmata ogni cinque minuti; la lettura rifiuta i risultati già scaduti anche prima della pulizia. Nessun token Turnstile è conservato.
Demo: registri dei fornitori e misure tecniche aggregate	Esiti, tempi delle chiamate e, per l’AI, modello e conteggi dei token: 90 giorni. Non contengono descrizioni, itinerari, indirizzi, note o recapiti e non sono associati a un Operatore. Le copie dei fornitori e i backup seguono le rispettive politiche distinte.
Misurazioni del modulo prive di contenuto	Metadati della sessione, senza indirizzi, note o recapiti: 90 giorni.
Richieste e preventivi chiusi senza prenotazione	Conservazione ordinaria: 90 giorni dalla scadenza, dal rifiuto o dalla cancellazione, per gestire eventuali richieste di chiarimento.
Richieste irrisolte non diventate prenotazioni	Conservazione ordinaria: 90 giorni dalla data più recente tra l’ultimo viaggio richiesto, inclusa l’eventuale tratta di ritorno, e l’ultima azione sostanziale del cliente o dell’Operatore. Se manca una data del viaggio utilizzabile, si considera l’ultima azione sostanziale. L’invio, una modifica della richiesta o una risposta che la riguarda possono essere azioni sostanziali; la semplice visualizzazione non fa ripartire il periodo.
Prenotazioni confermate e relativi dettagli del viaggio e recapiti	Conservazione ordinaria: 12 mesi dall’ultimo viaggio programmato, inclusa l’eventuale tratta di ritorno, per gestire chiarimenti e reclami successivi al viaggio. Le prenotazioni attive e future restano disponibili. Una prenotazione annullata dopo la conferma segue la distinta regola di annullamento sotto indicata.
Prenotazioni annullate dopo la conferma	Conservazione ordinaria: 12 mesi dall’annullamento, inclusi i relativi dettagli del viaggio e recapiti, per gestire chiarimenti e reclami sull’annullamento.
Prove minime dell’accettazione degli accordi della piattaforma	La documentazione minima dell’accordo è conservata durante il rapporto contrattuale e per 10 anni dalla sua cessazione. È limitata ai dati identificativi e alle prove necessari a stabilire chi ha accettato quali documenti, quando e come. L’accesso è limitato alle finalità legali e di conformità. La documentazione viene cancellata al termine del periodo.
Corrispondenza ordinaria di assistenza	La corrispondenza viene cancellata dopo 12 mesi dalla risoluzione della richiesta oppure dall’ultimo scambio sostanziale, se la richiesta è stata abbandonata. I dettagli dei passeggeri vengono rimossi prima quando non sono più necessari per gestire il problema.
Copia applicativa per l’invio di un messaggio di assistenza	La copia usata dall’applicazione per il recapito del messaggio segue un limite distinto di 30 giorni dall’invio della richiesta di assistenza, con eliminazione anticipata alla cancellazione dell’account/Operatore pertinente. Comprende destinatario/recapito di risposta, contenuto, impronte tecniche ed errori di invio; non stabilisce la durata della corrispondenza già consegnata alla casella di assistenza.
Altre copie per l’invio di email	Le copie sono cancellate entro 30 giorni dalla creazione, compresi i messaggi non inviati o il cui invio è fallito, per limitare i dati conservati per il recapito e la diagnosi dei problemi. Il limite comprende destinatari, contenuto ed elementi diagnostici dell’invio; restano applicabili i termini più brevi di categorie specifiche, comprese le copie dei preventivi prima dell’accettazione. Le copie non possono essere inviate, neppure con un nuovo tentativo, dopo il termine di cancellazione. Il solo recapito o la scadenza del token non eliminano la copia conservata.
Log ordinari dell’applicazione e degli accessi web	I log sono conservati per la diagnosi dei malfunzionamenti e cancellati entro 30 giorni dall’evento. I log devono escludere corpi dei messaggi, dettagli dei passeggeri e segreti di autenticazione. I limiti si applicano alle copie dell’applicazione, del server e dei responsabili del trattamento.
Registrazioni minime degli eventi di sicurezza	Queste registrazioni sono cancellate entro 90 giorni dall’evento e utilizzate per indagare attività sospette. Sono conservati soltanto i metadati di sicurezza necessari, escludendo corpi dei messaggi, dettagli dei passeggeri e segreti di autenticazione. Agli accessi degli amministratori privilegiati si applica la regola distinta sotto indicata; una finalità di sicurezza non prolunga la conservazione ordinaria dei contenuti dei messaggi o dei viaggi.
Log degli accessi privilegiati degli amministratori di sistema	I log sono conservati per sei mesi di calendario dall’evento e poi cancellati, per tracciare gli accessi all’infrastruttura e ai database. Contengono soltanto le informazioni necessarie sull’identità di chi accede, l’orario, il sistema e l’esito, con accesso limitato e adeguata protezione dell’integrità. Sono esclusi corpi dei messaggi, dettagli dei passeggeri e segreti di autenticazione.
Dati operativi alla cessazione del servizio dell’Operatore	Un’esportazione gratuita e sicura, richiesta tramite support@drivelink.link, resta disponibile per il recupero per 30 giorni di calendario dopo la cessazione e il completamento dell’eventuale transizione per il passaggio ad altro servizio. Dati operativi e copie dell’esportazione conservate da DriveLink vengono poi cancellati dai sistemi attivi, salvo i dati specificamente richiesti dalla legge. L’Operatore può invece scegliere espressamente la cancellazione immediata senza esportazione. I distinti registri di sicurezza di Gemini detenuti da Google seguono soltanto la parte non ancora trascorsa del periodo di 55 giorni della sezione 9 del DPA, senza ritardare la cancellazione propria di DriveLink né limitare i diritti privacy inderogabili.
Copie di backup	Dopo una cancellazione ordinaria o alla cessazione del servizio, le copie residue nei backup vengono eliminate entro sette giorni dalla cancellazione dai sistemi attivi, con la sola eccezione Workspace descritta sotto. Sono compresi gli archivi propri di DriveLink ospitati su Hetzner e le copie detenute dagli altri responsabili o sub-responsabili per conto del rispettivo titolare. I dati cancellati restano separati dall’uso ordinario e cancellazioni/limitazioni precedenti devono essere riapplicate prima dell’uso dei dati ripristinati. Il termine si applica anche in caso di mancata riuscita di un backup. Le copie di titolari autonomi e destinatari restano soggette alle rispettive responsabilità.
Registri di sicurezza di Gemini detenuti da Google	Eccezione: Google conserva descrizioni/prompt AI, contesto fornito e risposte per il periodo pubblicato di 55 giorni per sicurezza/controllo degli abusi, comprese revisione umana autorizzata e modelli di applicazione delle policy. Non è consentito l’uso per l’addestramento generale di prodotti/modelli. Dopo una cancellazione ordinaria o l’uscita di un Operatore può proseguire solo la parte non ancora trascorsa del periodo; nessuno dei due eventi avvia un nuovo periodo di 55 giorni. Non si prolunga alcun termine proprio di DriveLink. Restano applicabili i diritti privacy inderogabili; inoltriamo senza ingiustificato ritardo le richieste pertinenti di cancellazione/diritti.
Corrispondenza residua in Google Workspace	Eccezione: la corrispondenza residua di assistenza/privacy nei sistemi Google segue i suoi termini di trattamento, sezioni 6.1–6.3. Google cancella appena ragionevolmente possibile ed entro 180 giorni da quando i dati non sono più recuperabili da DriveLink. Alla cessazione dell’accordo Workspace di DriveLink, tale periodo può essere preceduto da una finestra di recupero fino a 30 giorni, fatti salvi altri accordi Google ancora applicabili agli stessi dati e obblighi legali di conservazione. Questo è distinto dall’uscita di un Operatore. DriveLink deve avviare la cancellazione definitiva dalla casella entro il termine applicabile, rimuovendo prima i dettagli dei passeggeri non più necessari, e riapplicare le cancellazioni prima dell’uso ordinario della corrispondenza recuperata. L’eccezione non prolunga l’uso ordinario della casella né la conservazione dei backup propri di DriveLink.

I limiti ordinari dei dati operativi riguardano i dati dei clienti conservati per conto dell’Operatore. Restano applicabili le cancellazioni anticipate richieste da istruzioni lecite, dai diritti degli interessati o dagli accordi di fine servizio. I dati necessari possono essere conservati più a lungo per uno specifico obbligo legale o una controversia soltanto in base a un’eccezione lecita documentata, con accesso limitato a tale finalità e cancellazione quando cessa la necessità. Il DPA disciplina istruzioni e restituzione/cancellazione; l’Operatore resta responsabile della conservazione dei documenti richiesti dai propri obblighi aziendali.

Amministrazione degli account, corrispondenza ordinaria di assistenza e prove minime degli accordi della piattaforma hanno le finalità distinte descritte nella sezione 3. L’archivio dell’accordo è limitato alle evidenze necessarie dell’accettazione; non conserva viaggi dei passeggeri, l’intero profilo dell’account o credenziali di autenticazione. I dati dei clienti inclusi nell’assistenza per un Operatore restano soggetti alle istruzioni applicabili e alla rimozione anticipata quando non più necessari. Il periodo decennale delle prove è una politica approvata che richiede una valutazione documentata di necessità, non l’affermazione di un obbligo legale di conservare tutti i dati personali per dieci anni.

7. Trasferimenti internazionali e sicurezza

Alcuni trattamenti infrastrutturali o dei fornitori possono avvenire fuori dallo Spazio economico europeo. Quando si applicano le restrizioni GDPR, il destinatario e il trattamento effettivi devono essere coperti da un meccanismo adeguato, come una decisione di adeguatezza applicabile o Clausole contrattuali standard con eventuali misure supplementari. L’allegato al DPA identifica gli accordi pertinenti; per informazioni o copia delle garanzie, con eventuali oscuramenti leciti, scrivere a privacy@drivelink.link.

Le misure comprendono connessioni HTTPS/SMTP cifrate, accessi server limitati, hash delle password, permessi per ruolo, separazione dei dati degli Operatori e backup cifrati. Nessun sistema è privo di rischi. Il DPA descrive le misure concordate senza dichiarare certificazioni, obiettivi di ripristino verificati o cifratura di tutti i dati del database attivo non accertati.

8. Diritti e trattamenti automatizzati

Quando ricorrono le condizioni di legge, puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità, opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse e revocare il consenso ove utilizzato. Puoi presentare reclamo all’autorità di controllo del Paese UE di residenza abituale, lavoro o presunta violazione. Per l’Italia, vedi il Garante per la protezione dei dati personali.

Contatta il titolare competente attraverso i contatti sopra indicati o quelli dell’Operatore. Può essere richiesta una verifica proporzionata dell’identità. Di norma il titolare risponde entro un mese; nei casi consentiti, complessità o numero di richieste possono richiedere ulteriori due mesi, comunicando i motivi entro il primo mese.

Nei moduli degli Operatori, i preventivi possono essere calcolati automaticamente usando tariffe dell’Operatore, categoria e dati del viaggio, comprese distanze e tempi dei percorsi. Chiedi all’Operatore di correggere dati inesatti o riesaminare un risultato. Quando una decisione rientra nell’articolo 22 GDPR, il titolare deve individuare base e garanzie applicabili, inclusi gli eventuali diritti all’intervento umano e alla contestazione.

I risultati della demo usano tariffe dimostrative: non indicano disponibilità di un servizio di trasporto e non possono essere accettati o prenotati. Puoi correggere i dati nella pagina e richiedere una nuova simulazione.

9. Modifiche

Indichiamo versione e decorrenza dell’informativa e comunichiamo adeguatamente i cambiamenti rilevanti prima di iniziare nuovi trattamenti. L’informativa descrive il trattamento: accettarla non comporta rinuncia ai diritti. Le versioni archiviate restano disponibili ai rispettivi indirizzi versionati.

Esportazione in Google Calendar

DriveLink supporta l’integrazione soltanto con Google Calendar. Il proprietario dell’account dell’Operatore o un amministratore autorizzato può collegare un account Google. DriveLink crea un calendario dedicato ed esporta i viaggi futuri confermati, comprese le singole tratte di ritorno che soddisfano i requisiti di esportazione. Il collegamento è facoltativo: pubblicazione della pagina, conferma delle prenotazioni e riepiloghi per il conducente in formato testo o PDF restano disponibili anche senza collegamento. Gli errori di invio sono visibili separatamente dalla conferma della prenotazione.

L’autorizzazione a utilizzare il calendario è distinta dall’accesso a DriveLink tramite Google. DriveLink richiede accesso solo ai calendari creati dall’applicazione, oltre all’identificativo e all’email dell’account necessari a identificare il collegamento. Non richiede l’elenco degli altri calendari dell’account. Il server conserva un token di rinnovo cifrato fino allo scollegamento o all’eliminazione dell’ambiente dell’Operatore; conserva inoltre gli identificativi dell’account e del calendario e i riferimenti agli invii per consentire il ricollegamento ed evitare duplicati, fino all’eliminazione dell’ambiente.

Gli eventi esportati contengono gli orari salvati, il luogo di partenza, il riepilogo per il conducente, i recapiti del cliente e i dettagli pertinenti della prenotazione, oltre a un collegamento al pannello. Google e le persone alle quali l’Operatore concede accesso al calendario possono trattare o conservare queste copie secondo gli accordi applicabili. L’Operatore sceglie un account Google adeguato, controlla la condivisione del calendario e gestisce le copie esportate. Questa integrazione non invia inviti ai clienti.

L’esportazione è unidirezionale: le modifiche in Google non cambiano le prenotazioni in DriveLink. La registrazione di un invio riuscito non garantisce una sincronizzazione continua. Quando l’Operatore scollega l’account, DriveLink interrompe gli invii futuri, tenta di revocare l’autorizzazione Google ed elimina i token locali. Il calendario Google e gli eventi rimangono. Ricollegando lo stesso account viene riutilizzato il calendario salvato e vengono esportati i viaggi futuri idonei. Se la revoca non riesce, DriveLink segnala lo scollegamento locale e indica di rimuovere l’autorizzazione nelle impostazioni dell’account Google. Anche l’eliminazione dell’ambiente dell’Operatore lascia intatte le copie esportate. I precedenti link di sottoscrizione ai calendari non funzionano più. I calendari aggiunti tramite quei link e gli eventi memorizzati devono essere rimossi nell’applicazione calendario del destinatario.

Privacy notice

1. Who is responsible

Daniele Soprani, an individual established in Italy, at Via Vittorio Veneto 1/C, 38068 Rovereto (TN), operates the DriveLink service. Registration and tax details: No VAT number; no registered sole proprietorship. References to DriveLink or “we” in this notice mean Daniele Soprani. For privacy requests contact privacy@drivelink.link; for service support contact support@drivelink.link. This notice, version 2026-09-01, is effective from 1 September 2026.

We are the controller for our website, business relationship, account administration and our own security purposes. When a customer requests a journey from an Operator, that Operator is the controller of the customer and journey data; DriveLink processes it on the Operator’s instructions under a data processing agreement. The shared customer section below is provided on the identified Operator’s behalf for the standard DriveLink flow; the Operator remains responsible for its actual processing and any additional information required.

If you are a passenger or customer of an Operator, contact the Operator handling your request about its purposes, retention and your rights. If you contact DriveLink, we will help identify the responsible Operator and route your request appropriately, without disclosing data belonging to another Operator.

The independent public demo is a DriveLink website feature: it does not operate on an Operator’s behalf or send your simulation data to one. For enquiries about the demo, contact DriveLink using the details above.

The public journey forms and demo are for adults aged 18 or over. Adults may arrange journeys with children as passengers; the Operator remains responsible for its lawful handling of passenger data and appropriate privacy information.

1.1 Customer requests, quotes and bookings — notice provided for the Operator

This section is provided by DriveLink on behalf of the transport Operator identified in the privacy information available from the request or quote page. That page shows the Operator’s legal identity and business email for privacy enquiries, including when its ordinary contact footer is hidden. The Operator is the controller for the standard request, quote and booking activities described here; DriveLink is its processor. Read this shared notice together with the Operator’s identity and contact information and sections 2 and 4–8 below. It does not make DriveLink the transport provider.

Operator’s purpose	Data and legal basis
Prepare and communicate a requested quote, send a copy you request, answer questions and manage an accepted quote or booking.	Journey details and, for the chosen contact action, contact details described in section 2. Article 6(1)(b): steps you request before a contract and performance of that contract where you are the contracting individual.
Handle a request made for a business or for other passengers and coordinate the requested transport.	Necessary journey and contact details. Article 6(1)(f): the Operator’s legitimate interest in responding to the arranger and providing the transport requested for the passengers, subject to necessity and the affected individuals’ rights. The contract basis above does not automatically cover every representative or passenger.
Protect the request and booking process against abuse and resolve questions or disputes about it.	Necessary transaction, security and correspondence records. Article 6(1)(f): the Operator’s legitimate interests in secure service delivery and establishing, exercising or defending rights. A dispute does not justify keeping unrelated data indefinitely.

Journey fields marked as required are needed to calculate the quote or assess the request. Accepting an automatic offer or requesting manual review also requires name, email and phone so the Operator can respond and coordinate the service. A voluntary email copy requires only an email address and acknowledgement of this notice. Without the relevant required details that action cannot be completed. Notes and AI assistance are optional; the manual form remains available. These flows do not authorise promotional use. The acknowledgement records your confirmation of having read the notice; it is not consent to marketing or the legal basis for every activity.

Data is supplied by you or the person arranging the journey, and supplemented with selected location/routing data. The person arranging the journey should share this notice with the passengers concerned. The Operator remains responsible for information required when data is obtained indirectly; asking an arranger to share the notice does not transfer that duty.

The Operator’s authorised team can handle the request. For a confirmed journey, necessary details may be shared with the assigned driver and exported to the Operator’s connected Google calendar. DriveLink and its service providers process the data as described in section 4; that section also identifies providers acting for their own purposes. Sections 5 and 7 explain browser services, security and international processing. The optional Gemini processing and its 55-day safety-retention exception are described in sections 4 and 6.

Section 6 gives the retention periods for records held in DriveLink, including temporary evaluations, email copies, unbooked requests, bookings and backups. The notice version, displayed Operator identity/contact details and acknowledgement time accompany the relevant request or temporary email-copy operation and follow its retention period; they do not enter the ten-year archive for the Operator’s platform agreement. Deletion in DriveLink does not erase copies already delivered to the Operator’s mailbox, external calendar or driver. The Operator is responsible for those copies and for any additional information required about its own processing.

Use the Operator’s privacy contact shown on the request or quote page to exercise the rights in section 8, including objection to processing based on legitimate interests. You may also contact privacy@drivelink.link for help directing a request. Section 8 explains supervisory-authority complaints and how automatic quotes work; you can ask the Operator to correct data or review an outcome.

This section covers the standard DriveLink flow. If the Operator’s actual processing requires further information, including a designated data protection officer’s contact, a different lawful basis, a specific legal obligation or retention of copies outside DriveLink, the Operator must provide that information at the legally required time. It cannot rely on this shared text to describe unrelated processing or omit information that applies to it.

2. Data we process

Operator and team accounts: names, email addresses, business identity and contact information, professional authorisation declarations where provided, role and permissions, authentication records and account status.
Authentication: password hashes, session and verification records, and, if Google sign-in is chosen, the Google account identifier and identity information needed to authenticate or link the account. Google sign-in does not grant DriveLink access to your Gmail messages or Drive files.
Agreement evidence: version identifiers for the accepted Terms of service, Privacy notice and DPA, acceptance time, account/Operator references and the signup IP address.
Independent public demo: selected places and coordinates, dates and times, stops and return details, passenger and luggage counts, category, language, optional notes and flight numbers, and, if you choose AI, the journey description. These are used to populate the form and show a price using sample rates. The demo does not require your name, email or phone and creates no operational request, offer for acceptance, booking or email. Addresses and free text entered for a simulation may still contain personal data.
Quote evaluations without contact details: pickup/destination and stop addresses and coordinates, journey dates/times, return details, passenger/luggage counts, requested category, language, optional notes and the saved calculation. Name, email and phone are requested when accepting an automatic offer or submitting a request for manual review. The customer may request an email copy with only their address and privacy acknowledgement. Until the chosen action is submitted, contact fields remain in page memory. Addresses and notes may already contain personal data; these evaluations are not anonymous.
Requested email copies: recipient address, privacy acknowledgement, quote content and technical information for sending, retries and abuse protection. A copy creates no operational request, does not accept the quote and starts no automatic reminders. It contains the same link, which does not expose contact details; the address must be entered again on reopening.
Customer requests: after final submission, the saved journey, name, email, phone and privacy acknowledgement are used to manage the request, quote and possible booking. Customers do not need a DriveLink account. Contact details are used for transactional communications, not promotional campaigns.
Quotes and jobs: quote amounts and calculation records, workflow actions, acceptance and confirmation, calendar/driver summaries, and notification recipient, content and delivery-attempt records.
Technical and support information: network and device information needed to provide and protect the service, operational events, messages you send to support, and public-form progress measurements described below.

Data comes from you, your Operator’s authorised team, the person arranging a journey, and service providers such as Google for selected locations or authentication. Supply only necessary information. Do not place card details, identity-document copies or unnecessary health information in journey notes. An Operator must provide appropriate information to passengers whose details are supplied by someone else.

3. Purposes and legal bases

Purpose for DriveLink’s own processing	Legal basis
Create and manage the business account, respond to service enquiries and provide support.	Steps before or performance of a contract (GDPR Article 6(1)(b)) where the individual is the contracting party; legitimate interests (Article 6(1)(f)) in administering the business relationship for its representatives and team.
Authenticate users, prevent fraud and abuse, protect accounts, investigate incidents and maintain service operation.	Legitimate interests in a secure and reliable service, with necessity and impact assessed; a legal obligation where a specific obligation applies.
Maintain agreement evidence and handle disputes or legal requests.	Legitimate interests in establishing and defending rights; Article 6(1)(c) only to the extent a particular legal obligation requires processing or retention.

For journey data processed on an Operator’s behalf, the Operator determines the lawful basis. Taking steps requested by the customer before a transport contract, performing it and meeting applicable legal duties may be relevant. A required acknowledgement of a privacy notice is not, by itself, consent to every processing purpose or to marketing. The current release does not include advertising campaigns or cross-Operator customer profiling.

The demo uses your input to provide the requested simulation. Random identifiers and technical records handle retries, protect the demo against abuse and measure provider calls; they do not create a request with an Operator.

Data needed to identify your account or process a journey cannot be omitted without affecting that function. Adding notes and signing in with Google are optional; password authentication is also available. Where a processing activity actually relies on consent, it must be specific and withdrawable without affecting the lawfulness of earlier processing.

4. Recipients and providers

Authorised team members of the relevant Operator can access its records according to their permissions. The Operator may send confirmations, export to the connected Google calendar or share a driver summary. Those recipients process received copies under their own responsibilities. We may also disclose information to authorised support personnel, professional advisers or competent authorities where necessary and lawful.

Service	Purpose and relevant information
Hetzner Online GmbH	Backend/database hosting in Nuremberg, Germany, including encrypted database backups stored on the same server. Hosting processing and technical/customer support take place in the EU under the account DPA.
Cloudflare, Inc.	Frontend delivery and network security, involving network/request data such as IP addresses and URLs. Turnstile processes browser, connection and challenge signals and a token checked by our backend. Cloudflare acts as a processor for Turnstile website protection and as an independent controller when it uses signals to improve bot detection, as described in its Turnstile Privacy Addendum. Its infrastructure is global, including the US; the DPA annex describes transfer safeguards.
Amazon Web Services EMEA SARL — Amazon SES	Automatic application emails sent through Frankfurt, Germany (eu-central-1): message content, addresses and delivery information, including delivery protection and abuse checks. Messages reach recipients’ mail systems, which may be outside the EU. The DPA annex identifies the contractual basis and remaining service-specific checks.
Google Cloud Italy S.r.l. — Google Workspace (Gmail)	Direct hosting of DriveLink’s mailboxes for support, privacy and operational correspondence, including receipt, storage and replies. Google processes contact details, message contents and attachments for this service.
Google Cloud Italy S.r.l. — paid Gemini API	Optional assistance with filling in the form from a description: the journey description, applicable timezone and current local date, enabled services and available vehicle category names/capacities. This context comes from the Operator or the platform’s sample catalogue. The person using the form reviews the draft before calculating or submitting.
Google Cloud Italy S.r.l. — Google Maps Platform	Address search and place selection in the browser; route calculation by the backend. Google receives relevant searches, locations and technical request data. Maps uses separate controller terms, identifying Google Ireland Limited as the applicable European end controller; this processing is not solely on our instructions.
Google Identity Services	Optional Google sign-in. Google handles its authentication interaction under its own terms and privacy information; DriveLink receives the identity information needed for the account.

Provider information: Cloudflare Privacy Policy, Turnstile Privacy Addendum, Google Privacy Policy, and Google controller terms.

When you choose AI-assisted entry, your description is sent to the paid Gemini API. On Operator forms, enter your name, email and phone only in the contact step; the demo does not request them. DriveLink removes obvious emails and phone numbers from the description on a best-effort basis; names and addresses can still be present. DriveLink does not save the original description or the provider’s raw response in persistent storage or application logs. It holds normalised drafts and input fingerprints in bounded server memory for up to 15 minutes to handle retries. On Operator forms, content-free attempt metadata is retained with the relevant account. Only on these forms do the journey details you review and submit become saved evaluation data; an operational request is created after the separate contact and final submission step. In the demo, journeys, addresses, notes, flights and AI drafts are not saved in the database. Technical identifiers, minimal monetary results and provider records follow the separate periods in section 6, without an Operator association.

DriveLink disables project request logging and sends store:false; no production logs or datasets are contributed to Google. The paid Gemini terms incorporate Google’s processor DPA for prompts and responses and exclude their use for general product improvement. Separate abuse monitoring retains prompts, context and responses for 55 days, with possible authorised human review and use for policy-enforcement models. These settings do not disable that processing. Google may process data globally; account, billing and technical usage data follow its separate controller terms.

5. Cookies, browser storage and measurements

The drivelink_session cookie maintains an authenticated Operator session. It is HttpOnly and Secure over HTTPS; the current session has an eight-hour maximum and a thirty-minute inactivity timeout. Browser local storage holds dashboard display preferences and Operator onboarding draft information until it is removed by the relevant flow or cleared in the browser. Clearing storage can remove those preferences or drafts.

The Operator’s public form uses a random session identifier to measure visits, form progress, available results, opening acceptance/review contact fields and completed requests. Requested email copies and their technical outcomes are measured separately, without counting them as acceptance. Recalculation and reopening an offer remain associated with the original session. The measurement table contains no entered addresses, notes, contact details, IP addresses, user agents or referrers. Content-free session metadata is retained for 90 days. The identifier is not used to track you across different websites. Other security and agreement records may still contain IP addresses for their separate purposes.

The demo keeps the form and summary in page memory without saving them in browser local storage. It uses random session and attempt identifiers for retries and abuse protection; it does not record the Operator form’s commercial visit, conversion or acceptance events. Google Places calls originate in the browser and are separate from backend provider counters; provider processing is described in section 4.

Embedded Google and Cloudflare services can process browser and network signals and may use their own technologies. The standalone legal pages contain no application JavaScript, embedded third-party fonts, analytics scripts or forms. Network delivery still involves the hosting provider.

6. Retention

Retention must reflect its purpose and applicable law, and the Operator’s documented instructions where processing takes place on its behalf. Expiry of a login or public link is not equivalent to deletion of the underlying data.

Category	Retention periods and rules
Account profile	The profile is retained while the account is active, then deleted under the end-of-service procedure below. Sign-in is disabled when the right to use the service ends. Earlier staff/admin account erasure removes credentials and identifying account fields while preserving a reference to the user in the activity history; the owner’s express immediate-deletion action removes the entire Operator account and its associated data. Minimal agreement evidence follows its separate limit below.
Evaluations before contact submission	Automatic offer details remain available until the displayed expiry; results requiring review are valid for 24 hours. The temporary journey and calculation are deleted within one hour after expiry, or when converted into an operational request. Only the references needed to resolve the link and completed retries remain after conversion. An expired link cannot recover a deleted journey. Its minimal reference identifies the Operator and offers a new form for 90 days after expiry; the link is then unavailable.
Pre-acceptance email copies	Recipient, content and diagnostics are deleted within one hour of successful sending or terminal failure, and no later than one hour after quote expiry. Acceptance or replacement cancels and clears copies in coordination with active sends. Technical retry/limiter fingerprints are pseudonymous personal data and are deleted when the offer closes. Content-free technical outcomes remain for 90 days. Deletion does not remove copies from the recipient’s mailbox or change backup retention.
Demo: AI drafts	Normalised drafts and input fingerprints remain in bounded server memory for up to 15 minutes. Raw descriptions, raw provider responses, drafts and their AI input fingerprints are not persisted in the database or application logs.
Demo: attempts and monetary results	Minimal results containing amounts, category, distances, monetary lines and outcome codes are available for retries for 15 minutes after attempt creation; no itinerary is stored. The calculation input fingerprint is removed with the result. Only session/attempt identifiers and their state remain for 24 hours. Database cleanup is scheduled every five minutes; reads reject expired results even before cleanup. Turnstile tokens are not retained.
Demo: provider records and aggregate technical measurements	Call outcomes and timings, and AI model and token counts: 90 days. These records contain no descriptions, itineraries, addresses, notes or contact details and are not associated with an Operator. Provider copies and backups follow their separate policies.
Content-free form measurements	Session metadata, excluding addresses, notes and contacts: 90 days.
Closed, unbooked requests and quotes	Default retention: 90 days after expiry, rejection or cancellation, for follow-up questions.
Unresolved requests that have not become bookings	Default retention: 90 days from the later of the last requested journey date, including any return leg, or the last substantive customer or Operator action. If no usable journey date exists, use the last substantive action. Submission, an update to the request or a response about it can be substantive; simply viewing it does not restart the period.
Confirmed bookings and associated journey/contact details	Default retention: 12 months after the last scheduled journey, including a return leg where applicable, for post-trip questions and complaints. Active and future bookings remain available. A booking cancelled after confirmation follows the separate cancellation rule below.
Bookings cancelled after confirmation	Default retention: 12 months from cancellation, including associated journey/contact details, to handle cancellation questions and complaints.
Minimal evidence of acceptance of the platform agreements	Minimal agreement records are retained during the contractual relationship and for 10 years after it ends. They are limited to the identity and evidence needed to establish who accepted which documents, when and how. Access is restricted to legal and compliance purposes. The records are deleted at the end of that period.
Ordinary support correspondence	Correspondence is deleted 12 months after the enquiry is resolved or, for an abandoned enquiry, after the last substantive exchange. Passenger details are removed sooner when they are no longer needed to handle the issue.
Application copy used to deliver a support message	The copy used by the application to deliver the message has a separate 30-day retention limit from submission of the support request, with earlier removal on the relevant account/Operator erasure. This includes recipient/reply information, content, technical fingerprints and delivery errors; it does not set the lifetime of correspondence already delivered to the support mailbox.
Other email-delivery copies	Copies are deleted within 30 days of creation, including unsent and failed messages, to limit the data retained for delivery and troubleshooting. This covers recipients, message content and associated delivery diagnostics; shorter category-specific limits, including pre-acceptance email copies, still apply. Copies must not be sent or retried after their deletion deadline. Delivery or token expiry alone does not remove the stored copy.
Routine application and web-access logs	Logs are retained to diagnose faults and deleted within 30 days of the event. Logs must exclude message bodies, passenger details and authentication secrets. These limits apply to copies held by the application, server and processors.
Minimal security-event records	These records are deleted within 90 days of the event and used to investigate suspicious activity. Only necessary security metadata is retained, excluding message bodies, passenger details and authentication secrets. The distinct privileged-administrator rule below applies to those access records; a security purpose does not extend retention of ordinary message or journey content.
Privileged system-administrator access logs	Logs are retained for six calendar months from the event and then deleted, to trace access to infrastructure and databases. They contain only the necessary user identity, time, system and outcome information, with restricted access and appropriate integrity protection. Message bodies, passenger details and authentication secrets are excluded.
Operational data at the end of an Operator’s service	A free, secure export, requested through support@drivelink.link, remains available for retrieval for 30 calendar days after service ends and any applicable switching transition is complete. Operational data and retained export copies are then deleted from active systems, except records specifically required by law. The Operator can instead expressly choose immediate deletion without export. Google’s separately scoped Gemini safety records follow only the unexpired part of the 55-day period in DPA section 9, without delaying DriveLink’s own deletion or limiting mandatory privacy rights.
Backup copies	After routine deletion or deletion at the end of the service, remaining backup copies are removed within seven days after active-system deletion, subject only to the Workspace exception below. This includes DriveLink’s own archives hosted on Hetzner and copies held by other processors or subprocessors on the relevant controller’s behalf. Deleted data remains isolated from ordinary use, and previous deletions/restrictions must be reapplied before restored data is used. This deadline applies even if a backup fails. Independent controllers and recipients remain separately responsible for the copies they hold.
Google-held Gemini safety records	Exception: Google retains AI descriptions/prompts, supplied context and responses for its published 55-day safety/abuse-monitoring period, including authorised human review and policy-enforcement models. No general product/model-training use is permitted. Only the unexpired part of this period can continue after routine deletion or an Operator’s exit; neither starts a new 55-day period. This extends none of DriveLink’s own retention periods. Mandatory privacy rights remain applicable; we forward relevant erasure/rights requests without undue delay.
Residual Google Workspace correspondence	Exception: residual support/privacy correspondence in Google’s systems follows its processing terms, sections 6.1–6.3. Google deletes as soon as reasonably practicable and within 180 days after the data is no longer recoverable by DriveLink. At the end of DriveLink’s Workspace agreement, a recovery period of up to 30 days may precede that deletion period, subject to continuing Google agreements covering the same data and legally required storage. This is separate from an Operator’s departure. DriveLink must initiate permanent mailbox deletion by the applicable deadline, with unnecessary passenger details removed sooner, and reapply deletions before ordinary use of recovered correspondence. The exception does not extend ordinary mailbox use or DriveLink’s own backup retention.

The operational-record defaults concern customer data held on the Operator’s behalf. Earlier deletion required by lawful instructions, individuals’ rights or the end-of-service arrangements remains applicable. Necessary records may be kept longer for a specific legal obligation or dispute only under a documented lawful exception, with access restricted to that purpose and deletion when the need ends. The DPA governs instructions and return/deletion; the Operator remains responsible for keeping the records required for its own business obligations.

Account administration, ordinary support correspondence and minimal platform-agreement evidence have the separate purposes described in section 3. The agreement archive is limited to necessary acceptance evidence; it does not preserve passenger journeys, the full account profile or authentication credentials. Customer data included in support for an Operator remains subject to its applicable processing instructions and earlier removal when no longer needed. The ten-year evidence period is an approved policy requiring a documented necessity assessment, not a claim that all personal data must be kept for ten years by law.

7. International transfers and security

Some infrastructure or service-provider processing may occur outside the European Economic Area. Where GDPR transfer restrictions apply, an appropriate mechanism must cover the actual recipient and processing, such as an applicable adequacy decision or Standard Contractual Clauses with any necessary supplementary measures. The DPA annex identifies the relevant arrangements; ask privacy@drivelink.link for information or a copy of applicable safeguards, subject to lawful redactions.

Safeguards include encrypted HTTPS/SMTP connections, restricted server access, password hashing, role-based access, separation of Operator data and encrypted database backups. No system is risk-free. The DPA describes the agreed measures without claiming certifications, audited recovery targets or encryption of all live database storage that have not been verified.

8. Your rights and automated processing

Where the legal conditions are met, you can request access, rectification, erasure, restriction and portability, object to processing based on legitimate interests, and withdraw consent where processing relies on it. You can complain to the supervisory authority in the EU country of your habitual residence, workplace or the alleged infringement. If Italy is relevant, see the Garante per la protezione dei dati personali.

Contact the relevant controller using the contacts above or those of your transport Operator. We may request proportionate verification of identity. Controllers normally respond within one month; where permitted, a further two months may be needed for complex or numerous requests, with reasons communicated within the first month.

On Operator forms, quotes may be calculated automatically from the Operator’s tariffs, selected category and journey data, including routed distances and times. Ask the Operator to correct inaccurate inputs or review an outcome. If a decision falls within GDPR Article 22, the relevant controller must establish the applicable basis and safeguards, including the rights that apply to human intervention and contesting the decision.

Demo results use sample rates: they do not indicate availability of a transport service and cannot be accepted or booked. You can correct the inputs on the page and request another simulation.

9. Changes

We identify the notice version and effective date and communicate significant changes appropriately before new processing begins. A notice describes processing; accepting it does not waive your rights. Archived versions remain available at their versioned URLs.

Google Calendar export

Google Calendar is the only supported calendar integration. An authorised Operator owner or administrator may connect a Google account. DriveLink creates a dedicated calendar and exports upcoming confirmed journeys, including each return leg eligible for export. The integration is optional: page publication, booking confirmation and driver summaries in text or PDF remain available without a connected calendar. Delivery failures are visible separately from booking confirmation.

Calendar authorisation is separate from signing in to DriveLink with Google. DriveLink requests access only to calendars created by this application, plus the account identifier and email used to identify the connection. It does not request a list of the account’s other calendars. The server stores an encrypted refresh token until the calendar is disconnected or the Operator’s account and data are deleted. It also retains account and calendar identifiers and delivery references to support reconnection and prevent duplicates until the Operator’s account and data are deleted.

Exported events contain the saved journey times, pickup location, driver summary, relevant customer contact and booking details, and a link to the dashboard. Google and anyone to whom the Operator gives access to that calendar may process or retain those copies under their applicable arrangements. The Operator is responsible for choosing an appropriate Google account, controlling calendar sharing and managing exported copies. This integration does not send calendar invitations to customers.

Export is one-way; edits in Google do not change DriveLink bookings. A successful delivery record is not a guarantee of continuous synchronisation. When the Operator disconnects the account, DriveLink stops future exports, attempts to revoke Google authorisation and deletes local tokens. The Google calendar and its events remain. Reconnecting the same account reuses its saved calendar and exports upcoming confirmed journeys eligible for export. If revocation fails, DriveLink reports the local disconnection and directs the Operator to remove authorisation in Google account settings. Deleting the Operator’s account and data also leaves the exported Google copies in place. Previous calendar subscription links no longer work. Calendars added through those links and cached events must be removed in the recipient’s calendar application.